Cuantas veces nos contamos al cabo del día la frase ”no tengo tiempo”, o lo que es peor, “no me hagas perder el tiempo”, como si los demás fueran responsables de nuestras decisiones. Y sin embargo es una excusa falsa… Tenemos todos 24 horas al día y de lo que decidamos hacer con ellas dependerán nuestros resultados y por lo tanto nuestra productividad.

Ahora bien ¿de qué hablamos cuando nos referimos a productividad? Para mí, y tomando la definición de algunos de los más expertos en este campo, productividad significa elegir en cada momento cuál es la acción que mayor contribución generará para tu empresa, para tu proyecto, para tus objetivos, y además teniendo en cuenta tu nivel actual de energía. Es decir, que la máxima productividad consiste en hacer que algo ocurra con el menor esfuerzo posible.

Como comenta David Allen, en su libro “Se más eficaz” (libro que os recomiendo encarecidamente leer), “mejorar la productividad tiene mucho que ver con gestionar con más eficacia los obstáculos, las barreras y las distracciones que encontramos en nuestro camino”. Eso sí… esto requiere para que sea posible de varias premisas básicas que son los primeros pasos para empezar a mejorarla:

1. Compromiso contigo mismo para cambiar una situación actual que no te satisface o para mejorar aquella de la que partes.

2. Cambio de enfoque = si tú cambias, cambia tu realidad. No puedes gestionar el tiempo pero puedes gestionar tus acciones… Puedes decidir lo que haces y lo que dejas de hacer y de esta forma enfocar de manera consciente tu atención y tu energía.

3. Con estas 2 decisiones ya asumidas, empieza a diseñar tu camino y para eso es necesario que:

• Dispongas de objetivos y sus correspondientes planes de acción (por escrito)

• Gestiones con eficacia tus acciones en relación con dichos objetivos

• Elimines tu tendencia a la “procrastinacion”, ”ya lo dejo para mañana”….

• Identifiques los elementos de distracción, tanto externos como internos puesto que las interrupciones son el factor que más obstaculiza nuestra capacidad de concentración.

En cualquier caso y mientras damos los primeros pasos para mejorar nuestra relación con la productividad, hay 3 sencillas preguntas que pueden servirnos de guía para tomar decisiones:

a) ¿Qué debería estar haciendo ahora?

b) Lo que estoy haciendo ..¿me acerca o me aleja de mis objetivos?

c) ¿necesito realmente esto en mi vida y ahora?

Las respuestas sinceras a estas preguntas junto con la adecuada gestión de tus objetivos te va a dar pistas muy importantes para que puedas hacer los primeros cambios. Luego ya es un asunto, como decimos, siempre de constancia y disciplina hasta que pasan esos 21 días críticos que lo convertirán en hábito. ¿Te animas a probar y nos cuentas? 

Por si acaso, y para ayudarte en estos primeros pasos, te dejo una historia a modo de reflexión. Espero que la disfrutes.

Un profesor, ante sus alumnos de empresariales, puso un gran bote de cristal sobre la mesa y preguntó: ¿este frasco está lleno o vacío?.

Los alumnos contestaron: está vacío.

El profesor sacó unas piedras de gran tamaño y las fue metiendo en el bote con gran paciencia hasta que ya no cabía ni una más y de nuevo preguntó: ¿ese frasco está lleno o vacío?

Los alumnos contestaron: está lleno.

El profesor sacó una bolsa de grava gruesa y la fue vaciando dentro del bote. La grava se colaba entre los huecos que habían dejado las piedras hasta no caber ni un poquito más. De nuevo preguntó el profesor: ¿este frasco está lleno o vacío?.

Los alumnos contestaron: ahora sí que está lleno.

El profesor sacó una bolsa de arena fina de playa y con mucha paciencia fue dejando caer el contenido dentro del bote. La arena se colaba entre la grava e iba ocupando todos los huecos hasta conseguir que la arena llegara hasta la boca del gran frasco. De nuevo el profesor preguntó: ¿este frasco está lleno o vacío?

Los alumnos contestaron: profesor, ahí ya no coge ni un alfiler.

El profesor sacó una botella de agua y con tremenda paciencia la fue vertiendo, poco a poco, hasta conseguir que el agua llegara hasta la boca del frasco. En esta ocasión el profesor dijo: señores, este frasco está lleno.

Los alumnos creían haber aprendido que siempre había huecos para hacer más cosas, que era sólo cuestión de encontrar la forma, el momento y organizarse.

Entonces el profesor sacó un frasco idéntico y lo puso al lado del anterior, cogió otra botella de agua y lo llenó hasta arriba. El maestro preguntó: ¿señores este frasco está lleno o vacío?

Los alumnos contestaron: lleno, profesor. El agua ocupa todos los espacios y ya no podría meter ni gas.

Exacto, contestó el profesor.

Bien…parece que ahora si está lleno, ya no cabe nada más. Bueno-prosiguió el conferenciante – ¿Qué conclusión habéis sacado?

Uno de los alumnos levantó la voz en y dijo: Que no importa lo llena que este tu agenda, si lo intentas, es seguro que siempre puedes hacer un montón de cosas más.

-¡No! – concluyó el experto. Lo que esta lección nos enseña es que si no colocas las piedras grandes primero, nunca podrás colocarlas después. Si colocamos nuestras piedras grandes primero, todo lo demás encontrará su lugar.

Sacó una bandeja donde tenía el material idéntico que había introducido en el frasco anterior y dijo: Bien señores. Si dejo que mis recursos se llenen de agua, de minucias que en cualquier momento tienen cabida, ¿cómo conseguiré atender los asuntos más importantes?

Si organizamos nuestro tiempo permitiendo que lo más importante se pueda llevar a cabo, SIEMPRE tendremos tiempo, para atender el resto de asuntos. Sin embargo, si nos dejamos absorber por las pequeñeces del día a día, nuestro trabajo será un tremendo fracaso.

¿Cuáles son tus piedras grandes?

 Autora: Begoña Pabón, Coach y experta en Liderazgo personal y empresarial